Que font les bénévoles dans l’association ?

Que fait-on dans l’association tout au long de l’année ?

Gestion du matériel

Nos animations nécessitent beaucoup de matériel qu’il faut gérer :

  Rangement après les animations, vérification, stockage
  Entretien et réparation, création : accessoires GN comme les épées en mousse, costumes
  Achat du matériel consommable (fournitures de bureau, matériel de GN...)
  Renouvellement du matériel obsolète (jeux vidéos qui ne sont plus au gout du jour...)
  Achat de nouveautés (jeux édités dans l’année, nouvelles BD, disques...)
  Mise à jour des listes de matériel

Gestion administrative

Pour faire fonctionner notre association, il faut :

  Tenir la comptabilité.
  Faire toutes les démarches administratives propres à une association.
  Gérer les séjours : vérifier le bon remplissage des différentes fiches d’inscription, relancer éventuellement les participants ou les parents, enregistrer les règlements ...
  Faire les devis des différentes activités proposées.

Communication au sein de l’association

Pour faciliter le travail et les échanges d’informations entre les adhérents qui participent à la gestion de l’association, nous avons mis en place différents moyens :

  Plusieurs listes de discussion par messagerie Internet : Il existe une liste générale et plusieurs listes à thèmes (exemple : création du CD-ROM, projet « figurines » ...). Chaque adhérent actif, s’il a un accès à une messagerie Internet, est inscrit dans la liste de discussion générale : il reçoit tout message qu’un adhérent envoie à cette liste, comme un grand tableau où chacun peut écrire et lire.
  « La Lettre Ludique » est un bulletin d’informations publié régulièrement (environ 4 fois par an) par l’association récapitulant les projets en cours, ce qui s’est passé dernièrement. On y retrouve les différents besoins de l’association, un état des inscriptions avant les séjours, etc.

Communication externe

Il faut faire connaitre nos différentes activités. Pour cela, le travail de communication comprend :

  L’élaboration de l’affiche et du dépliant de présentation des séjours (fait chaque année)
  L’élaboration de la plaquette de présentation de toutes les autres activités de RDJ.
  La diffusion et la distribution de ces affiches et plaquettes. Chaque adhérent peut participer à cette tâche.
  La mise à jour du site Internet avec les informations sur le prochain séjour et les différentes autres activités
  Information / relance des participants aux séjours précédents
  Démarches de présentation de nos séjours aux organismes spécialisés revendeurs de centres de vacances, comités d’entreprise, ... Participation à des salons Grand Public.
  Divers projets comme la réalisation d’un CD-ROM, la création d’un document vidéo de présentation des séjours. Préparation des séjours, des animations et des salons (« Bar à jeux », « Nuit du jeu »,...)

Préparation pédagogique pour les séjours d’été uniquement

Pendant l’année, les directeurs travaillent sur l’aspect pédagogique des séjours :
  définition du projet pédagogique de RDJ, le bookanim....
  Constitution de l’équipe d’animation.
  Définition du contenu : choix des animations et préparation par les animateurs.
  Vérification et transport du matériel à l’aller comme au retour
  Eventuellement organisation des voyages et de l’accueil des participants et des animateurs
  Installation de l’environnement Rêves de Jeux dans les locaux : installation des différentes salles, mise en place du matériel...
  Réunion de lancement du séjour ou de l’animation avec l’équipe d’animation avant l’arrivée des participants
  Rangement des locaux des séjours.