Que font les bénévoles dans l’association ?

Que fait-on dans l’association tout au long de l’année ?

Gestion du matériel

Nos animations nécessitent beaucoup de matériel qu’il faut gérer :

-  Rangement après les animations, vérification, stockage
-  Entretien et réparation, création : accessoires GN comme les épées en mousse, costumes
-  Achat du matériel consommable (fournitures de bureau, matériel de GN...)
-  Renouvellement du matériel obsolète (jeux vidéos qui ne sont plus au gout du jour...)
-  Achat de nouveautés (jeux édités dans l’année, nouvelles BD, disques...)
-  Mise à jour des listes de matériel

Gestion administrative

Pour faire fonctionner notre association, il faut :

-  Tenir la comptabilité.
-  Faire toutes les démarches administratives propres à une association.
-  Gérer les séjours : vérifier le bon remplissage des différentes fiches d’inscription, relancer éventuellement les participants ou les parents, enregistrer les règlements ...
-  Faire les devis des différentes activités proposées.

Communication au sein de l’association

Pour faciliter le travail et les échanges d’informations entre les adhérents qui participent à la gestion de l’association, nous avons mis en place différents moyens :

-  Plusieurs listes de discussion par messagerie Internet : Il existe une liste générale et plusieurs listes à thèmes (exemple : création du CD-ROM, projet « figurines » ...). Chaque adhérent actif, s’il a un accès à une messagerie Internet, est inscrit dans la liste de discussion générale : il reçoit tout message qu’un adhérent envoie à cette liste, comme un grand tableau où chacun peut écrire et lire.
-  « La Lettre Ludique » est un bulletin d’informations publié régulièrement (environ 4 fois par an) par l’association récapitulant les projets en cours, ce qui s’est passé dernièrement. On y retrouve les différents besoins de l’association, un état des inscriptions avant les séjours, etc.

Communication externe

Il faut faire connaitre nos différentes activités. Pour cela, le travail de communication comprend :

-  L’élaboration de l’affiche et du dépliant de présentation des séjours (fait chaque année)
-  L’élaboration de la plaquette de présentation de toutes les autres activités de RDJ.
-  La diffusion et la distribution de ces affiches et plaquettes. Chaque adhérent peut participer à cette tâche.
-  La mise à jour du site Internet avec les informations sur le prochain séjour et les différentes autres activités
-  Information / relance des participants aux séjours précédents
-  Démarches de présentation de nos séjours aux organismes spécialisés revendeurs de centres de vacances, comités d’entreprise, ... Participation à des salons Grand Public.
-  Divers projets comme la réalisation d’un CD-ROM, la création d’un document vidéo de présentation des séjours. Préparation des séjours, des animations et des salons (« Bar à jeux », « Nuit du jeu »,...)

Préparation pédagogique pour les séjours d’été uniquement

Pendant l’année, les directeurs travaillent sur l’aspect pédagogique des séjours :
-  définition du projet pédagogique de RDJ, le bookanim....
-  Constitution de l’équipe d’animation.
-  Définition du contenu : choix des animations et préparation par les animateurs.
-  Vérification et transport du matériel à l’aller comme au retour
-  Eventuellement organisation des voyages et de l’accueil des participants et des animateurs
-  Installation de l’environnement Rêves de Jeux dans les locaux : installation des différentes salles, mise en place du matériel...
-  Réunion de lancement du séjour ou de l’animation avec l’équipe d’animation avant l’arrivée des participants
-  Rangement des locaux des séjours.